Cómo Encontrar las Causas de un Problema en tu Negocio con este “Pescado”- Guía Paso a Paso del Diagrama de Ishikawa

Te sucede que notás o «sentís» que hay un problema en tu negocio. Podés nombrarlo, y obviamente querés resolverlo, y te preguntás: ¿Por qué mi negocio está teniendo este problema? Por ejemplo: Mis clientes no me pagan a tiempo, Estoy ahogada en todo lo que tengo que hacer en mi negocio, Trabajo un montón pero sigo en números rojos. Bueno, encontrar las causas de un problema es el primer paso para comenzar a resolverlo. Ya verás cómo incluso, comenzar a indagar en las causas, te ayudarán también a afinar el problema mismo.

Entonces, en este artículo te voy a enseñar un ejercicio demasiado práctico, paso a paso y con algunos consejos personales. Es una herramienta bastante sencilla dentro del mundo de la Administración de Negocios y el Control de Calidad, ya verás. Muy rápido y fácil podrás encontrar todas sus posibles causas y podrás comenzar a trabajar para mejorar la situación.

El ejercicio se llama Diagrama de Causa-Efecto, lo conocen también como Diagrama de Ishikawa o Diagrama de Espina de Pescado. Ya viste en la portada por qué le dicen así; pero los tres son lo mismo. Más abajo te comparto un par de cosillas curiosas sobre su origen japonés.

Lo más importante: quiero que la probés lo antes posible si te hace click la dinámica, y que la aprovechés para avanzar con desbloqueos que estés sintiendo en tu negocio. Porque uno los bloqueos los «siente», pero con este tipo de herramienta los aclara, ordena y comienza a resolver de verdad.

¿Cuánto tiempo te puede tomar en promedio seguir esta guía y generar una herramienta útil? ¡30 minutos!

Creeme que eso sería más que suficiente para tener un Diagrama de Causa-Efecto útil, que te de buenas señales para comenzar a tomar acciones fructíferas.

INDICE DEL CONTENIDO: ¿QUÉ VEREMOS EN ESTE ARTÍCULO?

¿Qué es el Diagrama de Ishikawa o Diagrama de Causa-Efecto? 

Diagrama de Causa-Efecto: Esa es la traducción exacta del japonés. Se le dice también “de Ishikawa”, por el apellido del ingeniero que lo inventó. Ya casi te comparto un par de detalles interesantes de él. 

Este Diagrama de Ishikawa, es una herramienta de análisis que nos lleva por un el proceso de encontrar las causas de un problema o situación no deseada, estructurándolas gráficamente y por categorías temáticas. También ayuda mucho el hecho de que esas causas las vamos agrupando por categorías (también, ya casi te menciono cuáles son las sugeridas).   

¿Cuál es el mayor beneficio de un Diagrama de Causa-Efecto para un negocio pequeño o unipersonal?   

Ayuda muchísimo, porque yo sé que no tenés demasiado tiempo en tu agenda para pasar demasiadas horas analizando, necesitás entender y puntualizar qué acciones tomar a continuación. Entonces, con un ejercicio como este ya con solo este análisis tendrías más que suficiente información para aclarar las posibles acciones que deberías tomar para mejorar la situación y sobre todo en qué orden. Esto último sé que es demasiado valioso para cualquier negocio, porque cuidar los recursos tiempo y dinero es crítico.  

Historia flash: Dr. Kaoru Ishikawa creador del Diagrama de Causa-Efecto 

Te cuento un poquito del Dr. Ishikawa, y te enseño una foto curiosa que me encontré.  

El Dr. Ishikawa nació en japón en 1915. Fue uno de los pioneros en diseminar la gestión de la calidad en las empresas, en el contexto de la reconstrucción de Japón post 2GM. Y no solo fue promotor, fue desarrollador-inventor de metodologías del control de la calidad, que aún hoy siguen siendo pilares.  

Una nota curiosa es que Ishikawa no puso ese nombre “espina de pescado”. Al parecer fue en occidente, que le vieron la forma de “fishbone”, y así se le comenzó a decir también. Por eso siempre se ubica con cualquiera de los tres nombres.  

Hay algo muy interesante. Si bien el movimiento de la “calidad total” y gestión de calidad, nacieron en Estados Unidos, allá fue con un enfoque más basado en la estadística. Luego esto llegó a Japón, como te contaba, y ahí Doctores como Ishikawa lo tomaron, exponenciaron con nuevos aportes y enfoques, y la gestión de calidad total sale de nuevo al mundo, «remasterizada». 

Todavía me parece mejor, que el aporte que se le da en Japón a la gestión de calidad, es a hacerla más integral con el resto de la empresa, descentralizada de la gerencia. El Dr. Ishikawa inventó los círculos de calidad, donde un grupo de personas se reunían para analizar situaciones y encontrar las causas de un problema presentado; para luego generar posibles soluciones. Justo lo que nos tiene aquí, porque para eso se usaba el Diagrama de causa-efecto.  

La foto curiosa que te mencioné:  

Ref: https://www.juse.or.jp/english/archives/pdf/Ch08_Ver2a_150803.pdf

Dice:

“Escena de un evento de nomunicacion pasado: La persona desnuda hasta la cintura es el Profesor Ishikawa.” 

¿Lo ves al fondo?  

“Now practiced widely around the world, the practice of nommunication (communication through drinking = compound word made from the Japanese word “nomu” (to drink) and “communication”) was born at the QCS.”  

Y no te creás, parece que el señor era bien serio y muy estricto. Coorganizó desde el primer Simposio de Control de Calidad (QCS) en 1964 y asistió a todos (dos veces al año) hasta el 77. Llevaba estricto control de quiénes participaban, si faltabas 3 veces seguidas, no te invitaban más. Pero mirá que curioso, las diferencias de culturas hasta cierto grado, cómo socializa/ban/n incluso en ámbitos de negocios y educación. Me recordó a cuando Rachel de Friends no fumaba pero se quedaba afuera de las reuniones del «cigarette break” 

En fin. A sigamos con el hoy: ¿Cómo se hace el ejercicio del Diagrama de causa-efecto? 

Guía Paso a Paso del Diagrama de Ishikawa: Cómo encontrar las causas de un problema en tu negocio

Bueno, negocio pequeño o unipersonal que es tu caso, pero esta guía es la general y sirve para toda dimensión de negocios.

Vamos punto por punto para que veás qué sencillo es, y apenas lo probés de manera práctica, vas a ver qué útil te resultará. 

Paso #1: Dibujar la estructura de la «espina de pescado»

Dibujá esta estructura de espina de pez. Sencillamente es una flecha de lanza horizontal, con unas 6 rayas casi perpendiculares (pueden ser menos, en un momento te explico por qué).    

Podés hacerlo en papel, pizarra acrílica, Excel, Word, pizarra digital, y hasta en Canva hay plantillas para hacer estos análisis. No tiene que ser un dibujazo, de todos modos la primera ronda va a ser un puro rayón y notas por todo lado.  

Paso #2: Anotar el problema/efecto que tenés en la mira

En la punta o la boca del pez, vas a anotar el problema/efecto que querés analizar. ¿No sabés el problema 100% exacto? Yo te aconsejo que anotés el más puntual que podás concluir en ese momento. Es posible que avanzando con los siguientes puntos podás definirlo más explícitamente.  

Paso #3: Definir las categorías para grupar las causas

Bien, ahora tenés que elegir algunas categorías de cada “espina”. Para esto, el Dr. Ishikawa  sugirió las 6M, que son:  

1. Máquinaria 
2. Materiales
3. Métodos
4. Medición
5. «Man» (… mano de obra).
6. Madre naturaleza (ambiente de la empresa y lo externo también).

¿Te sirven todas así tal cual?  

Obvio no. Menos si vendés servicios.  

Pero como es de esperar, podés adaptar estas un poco, o elegir otras por completo. Para una empresa de servicios no vas a tener “materiales” como si elaboraras productos. No lo forcés, usá las que sean más útiles para hacer un análisis estricto y bien apegado al contexto de cuanto tenemos negocios pequeños y del rubro en el que se ubican.  

¿Qué te recomiendo para categorizar las causas? 

Una vez más, te recomiendo dividir tu negocio en “ámbitos”. Pensalos como los departamentos de la organización. Que sí, existen incluso sí trabajás unipersonalmente.  Entonces para las categorías del Diagrama de Ishikawa podés basarte en esos.  

Nota: ¿No sabés cómo desfragmentar tu negocio y querés que te ayude? Escribime AQUÍ y de fijo lo resolvemos.

Paso #4: Sacá todas tus ideas, escurrí todas las causas

Ahora comienza la lluvia de ideas. Todo, absolutamente todo, anotalo. Todo lo que se te ocurra que pueda estar causando ese efecto.  

Si el efecto es “X”, te recomiendo dos frases que podés usar para comenzar a indagar: 

1. X pasa o puede estar pasando porque pasa que ____________   
2. X pasa o puede estar pasando porque NO pasa que ___________ 

Es decir, hay razones o causas que son existencias o ausencias de algo.  

Seguí haciendo las preguntas: ¿por qué? ¿por qué?  

Cada causa que encontrés, sometela otra vez al análisis: ¿y por qué pasa eso? ¿y por qué no pasa?  Te recomiendo esto, porque este “prensado” de las causas te puede destilar más posibles situaciones detonadoras, o afinar la principal. 

Y así vas llenando bien tu diagrama, con causas para ese efecto o problema que está pasando.   

Consejo extra a la hora de encontrar las causas de un problema:

Anotá frases que den a entender bien la causa. La idea del diagrama es que sea información que resulte útil. Si la frase puede ser corta y al grano, genial, pero que prime la claridad es lo mejor.  

Un ejemplo largo podría ser:  “El cliente me termina pagando súper tarde por las revisiones” 

Entonces, si hacés más rondas de preguntas podrías preguntarte: ¿Existen los términos de pago por escrito?  

Talvez la respuesta es sí. Pero reconocés que no dicen nada de si el atraso es porque el cliente tuvo revisiones. Eso es una causa a anotar y eventualmente una tarea relativamente sencilla es agregar estas condiciones en las cotizaciones.  

Pero podrías seguir con las causas y resulta que sí existen esos términos, pero: “No estoy activando las consecuencias cuando hay atrasos en el pago”  

Eso conlleva otro tipo de acciones. 

El punto es: prensá bien las razones, sacá todas las causas posibles, bien puntuales. Y verás como desde ya hasta se te van a ir presentando ideas de cómo resolver.  

Paso #5: Repaso general del Diagrama Causa-Efecto 

Cuando ya no se te ocurren más causas y subcausas, dale una revisada general. La idea de todo esto es cómo afinar las causas y así resolver problemas en los negocios, entonces primero repasá el problema o causa que habías anotado en la cabeza del diagrama ¿sigue siendo preciso? Evaluá si amerita afinarlo más.

Repasá una vez más cada rama, y cada causa, enlazando la categoría, la causa y el efecto, la categoría, la causa y el efecto.   Confirmá si todas las causas quedaron claras, si están bien categorizadas, si no falta nada.

Con eso listo. Si esta versión te quedó muy rayada y desorganizadilla, podrías pasarla más en limpio para verla con más claridad.  

Diagrama Causa-Efecto listo: ¿Cómo elegir por cuáles causas comenzara a resolver ese problema de mi negocio?

Viene la mejor parte. Comenzar a ver qué palancas mover y por donde comenzar a mejorar o corregir. Esta parte es importante hacerla con buena medida de objetividad, porque necesitás influir en ese efecto/problema punta lo antes posible.  

En una asesoría corta conmigo si ya tenés el Diagrama, yo te puedo ayudar a analizar toda la lista de causas (incluso agregar algunas que yo vea posibles), y hacer el plan para comenzar a influir positivamente para corregir el efecto de lo que está pasando. En una asesoría más de acompañamiento (en las que vamos trabajando juntas o juntos semana a semana, hablando por Whatsapp o correo) podemos ir avanzando juntas o juntos en la ejecución de acciones para modificar las causas y por ende el efecto  

Ahora bien, yo quiero que avancés ya, incluso si aún no estamos trabajando juntos. Entonces,

Miniguía: ¿Cómo elegir por dónde empezar a tomar acción?

1. Para cada causa definí posibles acciones para resolverlas/mejorarlas.  
2. También marcá lo que de pronto parece menos controlable y no perdás el sueño en eso de momento.   
3. Revisá el nivel de impacto de las posibles acciones versus la inversión de recursos de cada ajuste o tareas resultantes.  
4. Estimá el nivel de urgencia, que puede haber en resolver alguna causa porque si no puede acarrear problemas más graves. O el costo de oportunidad de no mejorar el efecto pronto.  
5. Con el análisis del punto 2 al 4 ponderá las posibles acciones, elegí una por dónde comenzar esta misma semana y que quede terminada esta misma semana. Buscamos que los engranes comiencen a moverse. Buscá alto mayor impacto sobre el problema u objetivo, que se pueda ejecutar con la menor cantidad de recursos (planeacion, tiempo, dinero). Apenas terminás con un punto, pasás al siguiente. 
6. También debes revisar y asignar quién si estás delegando ya algunas partes de tu negocio, o bien qué perfil tuyo dentro del negocio, se encargará de la tarea. Exigite como si se lo estuvieras delegando a alguien más. 

Uff, montones de cosas pueden salir de aquí. 

Un ejercicio que da demasiada información, y que si elegís bien las acciones a seguir y por cuáles comenzar debés ver cambios en ese “efecto” o “problema” bastante pronto. Pero lo más importante: las acciones que tomés se van a ir sumando una sobre la otra, y será una ola de efecto positivo en el tiempo.  

Modo comodín: Cómo aplicar el Diagrama de Ishikawa para lograr un efecto deseado 

Esto es muy útil. Además de usar este ejercicio gráfico como una forma de encontrar las causas de un problema, también podés utilizarlo este proceso de análisis “al revés”. No pensar en resolver de pronto un problema, si no cómo es que podrías lograr generar un efecto o resultado. Ese efecto deseado u objetivo es el que pondrías a la cabeza del pez, del Diagrama de causa-efecto.  

Luego, pasás a realizar la lluvia de ideas de todas las formas en que podría lograrse, o acercarse a lograr ese objetivo. También tenés que “prensar” las causas, para que sea un ejercicio muy creativo que te provea de muchas opciones para alimentar los esfuerzos que vas a hacer para conseguir ese resultado.  

De igual modo: categorizá, agrupá y marcá cuáles podría ejecutarse con bajo costo y alto impacto. Para que podás comenzar a intentar lograr ese efecto deseado lo antes posible.  

Y ya para ir terminando, quiero compartirte…  

Una frase para pensar en el contexto de nuestros negocios pequeños 

Dice:

“QC is a team sport; it cannot be done by individuals. It requires teamwork and collaboration”  Dr. Kaoru Ishikawa

“El control de calidad es un deporte de equipo; no puede practicarse individualmente. Requiere trabajo en equipo y colaboración.” 

Me llamó mucho la atención, porque la conceptualización que hizo el doctor sobre estas herramientas de control de calidad, fue en el contexto de organizaciones conformadas por mucho más que una persona.  

Entonces, esta frase me hizo pensar en cómo entonces se aplicarían ciertos principios del Dr. Ishikawa a negocios unipersonales. Por definición, un negocio unipersonal no tiene equipo de trabajo, La dueña, gerenta, vendedora, operadora, productora etc, por un tiempo sos vos nada más. No tenemos círculos de personas que trabajan con nosotros para debatir ideas. Talvez llega un punto donde tenemos algunas tareas delegadas, y comenzamos a unir fuerzas con otros colegas, ¿cierto?

¿Sabés que podrías hacer en ese caso? ¿Me contás tus opiniones en los comentarios?  

Obvio una de las opciones es trabajar con alguien como yo, que te da asesoría y en mi caso al menos, me siento hasta cierto grado como socia, porque me importa demasiado el éxito de tu negocio. Pero también se me ocurren otras opciones que tiene a mano un freelancer o dueño de negocio unipersonal. Quisiera saber qué opinás vos, y vamos conversando en comentarios o en RRSS.

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Notas finales para aplicar en negocios pequeños  

Este Diagrama de Causa-Efecto o Diagrama de Ishikawa, es un análisis en modo gráfico, que te puede servir por bastante tiempo para tener claro y a mano cuál es el siguiente paso. No lo perdás de vista. Yo sé que tenés mucho que hacer para mantener andando tu negocio: pero te apuesto que si lo dejás olvidado un tiempo, cuando lo recuperés te encontrarás un montón de buenas ideas que te hubiera gustado poner en práctica antes.   

¿Qué te parece todo esto? Contame en qué problema o efecto te interesa comenzar a hacer un análisis de este tipo. Si tenés alguna consulta general del tema dejámela en los comentarios, me encantaría responderla en este mismo medio.   

Recordá también que podés contactarme si necesitás ayuda para analizar temas de gestión de tu negocio, organización del tiempo en tu agenda como dueña o dueño de un negocio propio, planificación o definición de ideas y proyectos. Contactame y podemos comenzar con una reunión exploratoria de 1-2 horas para que te movás ya mismo con tus objetivos. Ve toda la info aquí

Como siempre, y para mi suerte:

Ha sido todo un gusto preparar y compartirte este contenido.

Espero que lo aprovechés mucho.  

Nos encontramos en el próximo artículo. Aquí más abajo tenés algunas opciones para seguir leyendo.  

Chao.  

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Referencias útiles e interesantes: 

• “Kaoru Ishikawa, The Man and Quality Control” – https://www.juse.jp/ishikawa/e/man/  
• “Chapter 8 – Prof. Ishikawa and Quality Control” (Imagen) P.202 –  https://www.juse.or.jp/english/archives/pdf/Ch08_Ver2a_150803.pdf 
• “D. Ishikawa A to Z” – https://www.juse.jp/ishikawa/e/atoz/ + 
• “Chapter 16 – A collection of Dr. Ishikawa´s Quotes” – https://www.juse.jp/ishikawa/e/man/Ch16_Ver2_150717.pdf